Перечень документов при транспортировке грузов

В этом материале отображена необходимая документация для логистов и грузовладельцев. Далее поговорим про пакет документов для экспедирования доставляемого товара в международных сообщениях. Документы в виде лицензий, разрешительных бумаг и страховок в данном материале не присутствуют.

По видам логистические документы можно подразделить на:

• Документы − описание товара;
• документация, интерпретирующая метод транспортировки груза;
• документы, для оформления которых необходимо обращение в государственные службы.

Далее более подробно про каждый вид.

Бумаги с описанием груза

В эту категорию относится документация, оформленная отправителем. Инвойс является первоочередной бумагой, в которой отображаются характеристики груза в виде:

• наименования продукции, которая перевозится;
• количественного числа;
• цены продукции за единицу;
• конечной цены;
• данных о покупателе;
• данных о продавце.

Дополнительной информацией в инвойсе может быть:

• таможенное обозначение груза;
• характеристики;
• фото;
• весовые показатели;
• прочая информация.

Инвойс является обязательным документом для сопровождения поставляемого товара, в котором отображаются данные про продукцию. Это обязательная бумага для предоставления ее таможенным службам.

Документ бывает двух видов: Proforma Invoice и Commercial Invoice. Первую бумагу оформляет продавец, чтобы оплатить товар, а второй документ заполняется перед отгрузкой груза.

Упаковочный лист является документом-дополнением к основному (инвойс), в котором отображаются физические характеристики про груз. В дополнительном документе содержится информация:

• количественное число груза;
• весовые параметры;
• количество мест;
• вес нетто;
• вес брутто.

Благодаря документам в виде упаковочного листа можно получить общую информацию про поставляемый товар. Данная бумага также является необходимой на таможне с целью таможенной очистки. Иначе ввозимая продукция может быть подвергнута досмотру на таможне, взвешиванию и прочим мероприятиям, за которые нужно платить.

Сертификат качества является также дополнением, отображающим химический состав товаров. Может понадобиться как дополнительное описание груза на таможне.

Также вышеперечисленный список можно дополнить и другими документами, которые должен  заверить отправитель.

Документация, описывающая метод транспортировки груза

К данному классу можно отнести бумаги на перевозку груза, документы, которые оформляет перевозчик. В соответствии с видом транспортировки, можно поделить на такие накладные как:

• авиационный − груз транспортируется посредством авиационных транспортных средств;
• железнодорожный − груз доставляется жд транспортом;
• коносаметр − морской транспорт;
• накладная CMR − при использовании автомобильных транспортных средств. Важно понимать, что вариант данного типа не представляет собой повсеместно признанный документ.

Документ, описывающий мультимодальную транспортировку

Под мультимодальной перевозкой подразумевается сумма транспортировок посредством четырех видов транспорта, которые были описаны выше, а также товара на складских объектах и терминалах. В соответствии с этим, данный метод транспортировки описывается посредством существующих четырех типов документов.

Для каждого вида характерно содержание следующих данных:

• информация о том, кто отправляет груз;
• данные получателя;
• описание поставки;
• перечень общих характеристик;
• сведения про перевозчика;
• информация о единице перевозки в виде номерных знаков автомобиля, прицепов, контейнеров и пломб.

Перечень документов для оформления в государственных службах

Под данной документацией подразумеваются разрешительные, подтверждающие и удостоверяющие документы.

Разрешительная документация это всевозможные виды сертификатов на соответствие прохождения и качества. Для их оформления необходимо обращение в государственные органы или организации, которые имеют право на оформление подобной документации. В бумагах могут отображаться общие характеристики про груз, а также подтверждающая информация о том, что груз имеет право на использование в соответствии со своим прямым назначением.

К подтверждающим документам относятся дополнительные бумаги, подтверждающие информационные данные в основных документах (инвойс, упаковочный лист). В эту группу можно отнести всевозможные акты таможенных досмотров, взвешивание на таможне, пакеты документов, которые оформляют таможенные службы. Также разрешительные бумаги на транспортировку в виде:

• carnet TIR;
• транзитной декларации.

Документами удостоверяющего типа являются бумаги, удостоверяющие принадлежность груза к определенному классу. В данную группу можно отнести документы в виде сертификатов прохождения груза, оформление которых возлагается на торгово-промышленные палаты в стране отправителя. Часто данная документация также необходима на таможне.

Общие характеристики, характерные для всех документов

Для всех вышеперечисленных документов должны быть характерны согласованные сведения. Информация, отображенная в инвойсе, должна быть соответствующей информации в транспортной документации и в бумагах, которые оформляют государственные службы. Каждая отдельная бумага является составляющей общей картины, что описывает груз. В таких ситуациях перевозчики, грузовладельцы и сотрудники таможенных служб не задаются излишними вопросами.

В случае если информация в документах не соответствует действительности, тогда результатом могут стать разные неприятные последствия. По этой причине важен запрос черновых документов для сверки их с существующей документацией и подтверждения макетов. Благодаря такому простому действию можно сохранить деньги для бизнеса и его сотрудников.